L'enregistrement des baux à usage exclusif d'habitation

Une jeune femme signe son bail chez un agent immobilier.

Texte : Sadri Ellouze et Sandra Broché, Avocats chez CEW & Partners

Tout contrat de bail doit être enregistré. Qu'est-ce que cela signifie dans la pratique ? Pour quels types de baux est-ce obligatoire ? Qui doit s’en charger et quand ? Combien cela coûte-t-il ? Quelles sont les conséquences si le bail n’est pas enregistré ? Cet article répond à quelques questions fréquentes.

 

En quoi consiste l'enregistrement d’un contrat de bail ?

  • L’enregistrement d’un contrat de bail consiste à inscrire les principales données du contrat au sein d’un registre tenu à cette fin. Cette opération est effectuée dans le bureau d’enregistrement dans le même ressort que l’immeuble loué.
  • Une fois cette démarche accomplie, le bail sera associé à une date dite « certaine » (officielle) et devra être respecté même par les personnes qui n’ont pas signé le contrat.

 

Quels types de baux faut-il enregistrer?

Il est obligatoire d’enregistrer les baux, les sous-locations et les cessions de bail d'immeubles (ou parties d'immeubles) situés en Belgique.

 

Qui doit procéder à l'enregistrement d’un bail (à usage exclusif d’habitation) ?

Conformément à la législation fiscale cette démarche doit obligatoirement être accomplie par le bailleur. Rien n'interdit toutefois à un tiers de s’en charger, avec ou sans mandat du bailleur. Ainsi, un locataire peut procéder lui-même à l'enregistrement du bail en raison, par exemple, de la protection que cette formalité lui offre.

 

Dans quel délai l'enregistrement doit-il être effectué ? Et combien cela coûte-t-il ?

Le délai d'enregistrement d’un bail à usage exclusif de logement est de deux mois à compter de la date de la signature du contrat. Si ce délai est respecté, le bail sera enregistré gratuitement et exempté du « droit de timbre » (impôt payé au moyen de timbres fiscaux). Cet enregistrement peut être réalisé facilement et rapidement via l’application en ligne MyRent.

 

Que risque-t-on si on n’enregistre pas un bail à usage exclusif d’habitation ?

Examinons les sanctions prévues par la législation de la Région de Bruxelles-Capitale en matière de bail d’habitation.

  • Sanction fiscale
    Le défaut d'enregistrement dans le délai légal est sanctionné par une amende fiscale. Le Code bruxellois du Logement stipule que les frais liés à un enregistrement tardif éventuel sont entièrement à charge du bailleur.
  • Sanctions civiles pour le bailleur
    En ce qui concerne les baux de résidence principale (quelle qu'en soit la durée) et de logement étudiant, le locataire peut mettre fin au bail à tout moment après l’expiration de la période de deux mois, tant que le contrat n'est pas enregistré. Il ne devra pas respecter le « délai de congé » (préavis) ni payer l'éventuelle indemnité due, moyennant le respect scrupuleux des conditions suivantes :
    • Le locataire doit avoir mis préalablement le bailleur en demeure d'enregistrer le bail, et.
    • Cette mise en demeure, adressée par courrier recommandé, doit être restée sans suite utile pendant une durée d'un mois.

    Le locataire demeure, par ailleurs, obligé d'informer le bailleur de sa décision de quitter les lieux loués.

  • Sanctions civiles pour le locataire
    L'absence d'enregistrement pourrait également causer des problèmes au locataire si le bailleur venait à vendre ou donner le bien loué. En effet, s’il n’a pas été enregistré, le contrat de bail n’est pas contraignant pour un acheteur ou donataire éventuel qui n’a pas signé cette convention.

    Si la date officielle du bail n'est pas antérieure à celle de la transmission du bien loué mais que le locataire peut prouver qu’il occupe les lieux depuis au moins six mois, l'acheteur ou le donataire pourra mettre fin au bail à tout moment, moyennant un préavis de six mois au locataire. Cette opération devra s’effectuer au plus tard dans les six mois suivant la passation de l'acte authentique constatant le changement de propriétaire, sans qu'un préavis puisse être signifié avant cette date.

 

Point d’attention : législation spécifique en fonction de la Région

Il est important de signaler que le contrat de bail locatif ne relève plus du fédéral mais bien des Régions, qui appliquent leurs propres règles. En tant que bailleur, il vaut donc mieux vous renseigner précisément sur la législation régionale applicable à votre contrat de bail.

À titre d’exemple, en Wallonie, l'enregistrement des baux d'habitation est soumis à un régime juridique similaire à celui de la Région de Bruxelles-Capitale (que nous avons exposé ci-dessus), compte tenu des nuances suivantes :

  • La possibilité de résiliation offerte au locataire en l'absence d'enregistrement du bail ne semble pas concerner les baux de logement étudiant.
  • Le décret wallon prévoit une sanction civile supplémentaire à l’encontre du bailleur en cas de non-enregistrement, à savoir l'absence d'indexation du loyer si celle-ci est favorable au bailleur.
  • Si la date officielle du bail n'est pas antérieure à celle de la transmission du bien loué mais que le locataire peut prouver qu’il occupe les lieux depuis au moins six mois, la règle est la même qu'en Région de Bruxelles-Capitale, à une exception près : le préavis est de trois mois et doit être notifié au locataire dans les trois mois suivant la passation de l'acte authentique constatant le changement de propriétaire.

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